France: Administrateur(trice) Siège-Mali

Solthis est une ONG ayant pour objectif de contribuer au renforcement des systèmes de santé pour améliorer l’accès à des soins de qualité dans les pays à ressources limitées et/ou auprès des populations vulnérables.

Mission :

Basée au siège de l’Association à Bagnolet et supervisée par le Responsable Ressources Humaines, l’Administrateur (trice) Siège-Mali assiste les responsables de volets sur les aspects comptables, administratifs et logistiques de l’association.

Activités :

1) Administration générale

• Préparer les conseils d’administration, assemblées générales (convocation, réunions, préparer et classer les documents officiels)

• Assurer l’interface téléphonique (standard) et l’accueil des visiteurs :

· être présent à 9h (ouverture du bureau) jusqu’à 17h

• Mettre à jour les calendriers

• Gérer la réception et l’envoi du courrier

• Dactylographier des documents, compte rendus de réunions, photocopier, relier des dossiers, numériser des documents…

2) Comptabilité-Finance, sous la supervision du Directeur Administratif et Financier

Ø Siège

• Préparer l’imputation analytique des factures payées par le siège et les transmettre au DAF

• Encoder et importer la comptabilité du siège dans le logiciel Saga

• Gérer les caisses du siège (euros et devises)

• Régler les factures par chèque (à faire vérifier par le DAF et signer par le DG)

• Gestion des caisses sociales, en relation avec le cabinet social :

· Réception des courriers et envoi au cabinet social

· Gestion des bordereaux mensuels et trimestriels et paiement

• Envoie des ECA au terrain

• Respect de la procédure d’engagement des dépenses

• Rapport bailleur : classeur des pièces + aide au rapport financier

• Aide et participation aux audits : CAC + bailleurs

• Participation au suivi budgétaire du siège

• Soutient les CAF dans le contrôle des comptabilités terrain : respect des procédures d’engagement des dépenses, existence et validité des pièces comptables…

Ø Mali

• Assure l’encadrement, l’appui, le contrôle et la validation de la gestion comptable de la mission Mali (comptabilité, trésorerie, contrôle interne, suivi budgétaire, contrats)

• Contrôle les rapports financiers globaux de la mission et les rapports bailleurs de fonds

3) Ressources humaines, sous la supervision du Responsable RH

Ø Siège

• Mettre en ligne les offres d’emploi

• Envoyer les réponses négatives aux candidats non retenus

• Anticiper et préparer les Per diem des expatriés en briefing ou débriefing, des stagiaires, des postes volants etc… (voir tableau per diem)

• Suivre administrativement les assurances santé des salariés du siège (y compris la mutuelle) et des expatriés

· Changement de pays

· Affiliation/résiliation

· Informations diverses

• Commander et préparer les tickets restaurant (mensuellement)

• Suivre et organiser les visites médicales annuelles (RDV et suivi de la fréquence)

• Participer à la mise à jour des organigrammes et mise en ligne sur l’extranet

Ø Mali

• Supervise la gestion des contrats, accords, agréments et tous autres documents administratifs

• Supervise les démarches administratives auprès des partenaires, des financeurs et des autorités locales

• Supervise les procédures de recrutement du personnel national

• Valide les contrats de travail et les avenants

• Vérifie la paie, le suivi des déclarations sociales et le paiement des taxes

• Supervise la gestion administrative du suivi disciplinaire et des fins de contrat

• Propose l’actualisation si nécessaire de la politique de gestion des ressources humaines de la mission

• Forme des équipes administratives et financières

• Reporting

4) Services généraux et logistique

• Rechercher de nouveaux fournisseurs suivant les besoins (qualité, prix et délais)

• Gérer les commandes de fournitures, mobiliers de bureau, télécom et matériel informatique

· Devis, bons de commande, cotations, relations fournisseurs, inventaires…

• Réceptionner les marchandises

• Veillez à la maintenance des locaux du siège

· Relations propriétaire et prestataires, (extincteurs, plantes, courses, personnel de nettoyage …)

• Participer à la gestion du déménagement des locaux et les relations avec les prestataires

• Gérer la relation avec nos prestataires (Humane SI) et gestion des adresses email (siège + terrain), inventaires, imprimantes

· Point de contact en cas de demande d’un salarié Solthis et mise en relation

• Supervise et encadre les moyens logistiques et l’organisation matérielle de la mission (inventaires, suivi des commandes, procédures d’achat, systèmes de communication)

5) Déplacements nationaux et internationaux

• Organiser les déplacements du personnel (siège, expatriés, stagiaires, personnel national, partenaires…)

· inscriptions du personnel aux cours et conférences internationales

· Relations partenaires / agences de voyage (GARD, Air France…)

· Réservations, prise des billets, rédaction d’ordres de mission, obtention de visa, souscription des assurances, logement

· Organiser les demandes de courses (dépôt de courriers ou colis, obtention de visas…)

6) Communication/Information

• Aider à l’organisation d’évènements

· Location de salles

· Logistique de l’évènement (badges, pause-café, préparation du matériel…)

· Soirées/dîners

• Extranet/internet : Mise à jour de documents et création des identifiants extranet

• Gérer Outlook : mise à jour de contact, mailing …

• Gestion de Sharepoint

Profil :

• Niveau minimum Bac+2/3

• Expérience souhaitée de 3 ans minimum sur le même type de poste

• Compétences en Comptabilité exigées (logiciel SAGA apprécié)

• Compétences et connaissance souhaitées :

· Administration des associations

· Gestion de déplacements internationaux

· Informatique (maîtrise des logiciels Excel, Word, Powerpoint, Outlook)

· Anglais opérationnel

• Qualités : rigueur, organisation, prise d’initiative, polyvalence, gestion des priorités

Conditions :

Statut : Salarié, cadre

Durée du contrat : CDI

Lieu de travail : Bagnolet (métro Gallieni ligne 3)

Date de prise de poste : 17/10/16

Salaire : selon grille Solthis et expérience + 85% de la mutuelle + tickets restaurant + 50% du transport en commun

Candidature : merci d’envoyer votre CV + Lettre de Motivation + dates de disponibilités avant le 7 octobre 2016 à recrutement@solthis.org en précisant en objet « Administrateur Siège - Mali ».

Solthis se réserve la possibilité de clore un recrutement avant la date d’échéance de l’annonce. Merci de votre compréhension.