Country: Niger
Closing date: 24 Jun 2019
Contexte
Solthis est une ONG ayant pour objectif de contribuer au renforcement des systèmes de santé pour améliorer l’accès à des soins de qualité dans les pays à ressources limitées et/ou auprès des populations vulnérables.
Responsabilités du poste
Le Responsable administratif, financier et logistique assure la coordination pays de l’ensemble des aspects administratifs, logistiques, ressources humaines et financiers des programmes de Solthis (en lien avec le siège). Il s’assure du respect, de la cohérence, de l’harmonisation et de l’appropriation par les équipes des procédures administratives. Basé à NIAMMEY et sous la responsabilité hiérarchique du Chef de Mission (CDM) et en lien étroit avec le Coordinateur Administratif et Financier, il encadre l’équipe administrative et logistique de la mission (1 administrateur, 1 Log assistant, 2 chauffeurs).
Activités
Comptabilité
Assure l’encadrement, l’appui, le contrôle et la validation de la gestion comptable de la mission (contrôle de la comptabilité générale et analytique ; inventaires des caisses et coffre ; rapprochement bancaire ; Saisie / contrôle de la saisie comptable sur Excel/ SAGA, conformité des pièces comptables, des imputations budgétaires ; exploitation de la comptabilité analytique)
Transmet les documents comptables au CDM et au siège tous les mois
Assure le contrôle de la gestion de trésorerie de la mission (plan de trésorerie, gestion des comptes bancaires…)
Finance
Participe à la mise à jour des suivis budgétaires et prévisionnels en concertation avec les équipes programmes, le CAF et le CDM
Participe à la mise à jour des tableaux d’affectations bailleurs, soumet au CAF les propositions budgétaires
Effectue le suivie financier des partenaires.
Réalise les rapports financiers globaux de la mission et les rapports bailleurs de fonds en collaboration avec le CDM et CAF
Assure-le suivie du projet Fond Mondial en Zéro Cash Policy.
Est force de proposition pour la mise à jour des procédures, règles et outils administratifs et financiers en relation avec le CAF
Administration
Gère les contrats, accords, agréments et tous autres documents administratifs
Assure les relations avec les autorités administratives
Effectue le suivi des assurances (bureaux, appartements, véhicules…)
Effectue avec le CDM les démarches administratives auprès des partenaires, des financeurs et des autorités locales
Ressources humaines
Participe au recrutement du personnel national
Rédige et suit les contrats de travail
Vérifie la paie, le suivi des déclarations sociales et le paiement des taxes
Supervise le suivi des congés du personnel national
Etablit le plan de formation annuel de la mission en lien avec les autres départements
Met à jour l’organigramme de la mission
Gère administrativement le suivi disciplinaire et les fins de contrat
Effectue la veille juridique
Propose l’actualisation si nécessaire de la politique de gestion des ressources humaines de la mission
Logistique
Définit et valide les moyens logistiques et l’organisation matérielle de la mission
Assure le bon fonctionnement des systèmes de communication, de leur utilisation et forme les personnes utilisatrices : Internet, téléphone satellitaire, radios HF et VHF
Assure la gestion et le suivi des commandes, garantie le respect des procédures d’achat
Organise les déplacements du personnel (transport, transits, visas)
Supervise la gestion du parc de véhicules
Gère l’aménagement, la sécurité et l’entretien les locaux (bureau et appartements)
Suit les éventuelles réhabilitations/constructions de bâtiments dans le cadre des activités
Définit, rédige et met à jour les procédures, règles et outils logistiques en lien avec le siège
Suivi des inventaires de la mission
Sécurité - en lien étroit avec le Chef de mission
Recherche d’informations et analyse de l’évolution de la situation du contexte national et régional
Propose des mises à jour des règles de sécurité de la mission, actualise le guide de sécurité et plan d’évacuation en fonction de l’évolution du contexte
Assure l’application, par tous, des règles de sécurité de la mission
Effectue le briefing sécurité du personnel de Solthis
Encadrement d’équipe
Anime et forme l’équipe administrative et logistique
Fixe les objectifs et mène l’évaluation du personnel étant sous sa supervision directe
Reporting
Assure le reporting RH, Financier, sécurité et logistique au CDM et au siège
Rédige un rapport narratif mensuel sur les activités administratives et logistiques de la mission
Effectue un travail de capitalisation des procédures pays, procédures bailleurs et internes
Profil
Formation : Diplôme supérieur en gestion des entreprises et administration, finance/comptabilité, sciences économiques, Bioforce, Ecole de commerce…
Expérience : Minimum 2 ans sur des fonctions similaires dont au moins une expérience préalable en ONG
Compétences requises :
Gestion comptable et financière indispensable
Maitrise de l’outil informatique (Word, Excel, Saga)
Gestion des Ressources Humaines
Encadrement d’équipe
Proactivité, rigueur, attention aux détails, autonomie
Attrait pour le développement en Afrique
Envie de former et transmettre ses connaissances
Langue : Français
Conditions
Statut : Cadre
Durée du contrat : 12 mois (renouvelable)
Date de prise de poste : Juillet 2019
Indemnités : salaire selon expérience + package (assurance santé, transport, logement collectif, per diem mensuel).
How to apply:
Adresser CV, lettre de Motivation, 3 références et dates de disponibilités avant le 24 JUIN 2019 à recrutement@solthis.org en précisant en objet « RAF NIGER «
Solthis se réserve la possibilité de clore un recrutement avant la date d’échéance de l’annonce. Merci de votre compréhension